Politiezones in België tekenen massaal voor personeelsplanningsoplossing van ORTEC 
28 januari 2009
- Meer blauw op straat dankzij deze manier van plannen -
20 politiezones in België hebben ervoor gekozen om te werken met de personeelsplanningsoplossing van ORTEC. Met de inzet van het planningssysteem ORTEC Harmony hopen de politiezones een hoger rendement te behalen bij het inplannen van de diensten en kan er beter ingespeeld worden op voorkeuren van de medewerkers. ORTEC Harmony vult het bestaande informaticasysteem ISLP ADMIN, dat kosteloos ter beschikking wordt gesteld door de federale politie, aan voor wat betreft het planningsgedeelte.
Meer blauw op straat
Politiezone Gavers is een van de 20 politiezones die sinds enige tijd met ORTEC Harmony werkt. "Ondanks dat we gebruik konden maken van het aangereikte systeem van de federale politie, kozen we toch voor ORTEC Harmony", vertelt Eddy Nuyttens, zonechef van Politiezone Gavers. "Dat hebben we niet voor niets gedaan. Zoals het er nu uitziet verwacht ik zeker dat we in twee jaar tijd kosten zullen besparen die we anders wel hadden moeten maken. Zo wordt ons een hoop administratief werk uit handen genomen, waardoor meer tijd is vrijgekomen om naar buiten te gaan en ons echte werk te doen. Nog geen jaar geleden werd het inplannen van diensten handmatig gedaan, wat voor een planning over twee maanden zo’n 2 tot 3 werkdagen in beslag nam. Nu is de planning binnen één werkdag gereed. Dankzij deze manier van plannen, hebben we in Gavers zeker meer blauw op straat."
Inzicht
De implementatie van ORTEC’s personeelsplanningssysteem bij de 20 politiezones zorgt voor het geautomatiseerd inroosteren van ruim 2.000 medewerkers, waarbij rekening wordt gehouden met de strikte regelgeving die binnen de politiewereld van toepassing is (het Mammoetstatuut). "Het feit dat in ORTEC Harmony rekening wordt gehouden met deze reglementering, was voor ons zeer belangrijk", aldus korpschef Hans Quaghebeur van politiezone Blankenberge – Zuienkerke. "De planning in dit systeem bespaart de planner niet alleen veel tijd, het zorgt er ook voor dat de medewerkers vanuit huis inzicht hebben in hun rooster. Dat is erg belangrijk, vooral voor de buitendienst. Zij kunnen zich tevens online intekenen op diensten die ze willen draaien." "Het opmaken van een dienstrooster is erg gecompliceerd”, vult collega korpschef Fred Gerarts van Politiezone Maasland aan. Doordat in ORTEC Harmony wettelijke vereisten en wensen van medewerkers gecombineerd kunnen worden, verwachten we zeker dat dit ons de nodige hoofdbrekers zal schelen."
Een eerlijke planning
Voor veel politiezones was vooral het feit dat de planning van de medewerkers geautomatiseerd kon worden een reden om over te stappen op ORTEC Harmony. Bij een groot aantal werd voorheen gewerkt met grote vellen papier waarop met potlood de diensten ingeroosterd werden. Vooral voor de Interventiedienst was dit een grote klus, omdat rekening gehouden moest worden met de verschillende werktijden en shiften, plus het aantal gewerkte uren, de regelgeving en de specifieke wensen van de medewerkers. Dit had tot gevolg dat het steeds lastiger werd om het overzicht te bewaren en dat er vrij eenvoudig fouten in de planning konden sluipen.
Met ORTEC Harmony is dubbele invoer van uren voor de politiezones verleden tijd. Door een koppeling met het loonadministratiesysteem SSGPI, kunnen de gewerkte uren, toeslagen voor weekend- en nachtdiensten, maaltijdvergoedingen, ziektedagen en verlof, direct door de loonadministratie worden verwerkt. Dit betekent zeker tijdswinst.
Wendy Coene van Politiezone Middelkerke beaamt dit: "Wij zijn nu aan het dubbeldraaien met ons eigen systeem op de achtergrond, maar we merken nu al dat ORTEC Harmony ons op dienstplanningsniveau tijdswinst zal opleveren." Ook voor politiezone Kempenland was dit een belangrijk punt om voor ORTEC Harmony te kiezen. Daarnaast was vooral de wens om objectief te kunnen plannen reden om ORTEC Harmony aan te schaffen. "Het is niet eenvoudig om de vele onregelmatige dienstprestaties, zoals weekend- en nachtdiensten, correct te verdelen onder het personeel, waardoor de werklast zo goed mogelijk wordt verdeeld", aldus korpschef André Cremers van Kempenland. "Met ORTEC’s personeelsplanningsoplossing, die de planningsmotor moet worden achter het hele interventiegebeuren, zijn we in staat om een correcte planning te maken, die rekening houdt met heel wat complexe elementen zoals ‘harde’ eisen, ik denk daarbij aan de statutaire bepalingen en ‘zachte’ vragen, ik denk daarbij aan de wensen van het personeel."
Onvoltooide symfonie
Na de hervorming van de politiedienst tot 196 politiezones, is vanuit de federale politie het informaticasysteem ISLP ADMIN ontwikkeld dat de gegevens van het personeel in één databank verzamelde. Deze geautomatiseerde aanpak moest onder andere leiden tot tijdsbesparing doordat gegevens slechts eenmalig hoefden worden ingevoerd en de procedures gestandaardiseerd werden. Nuyttens: "Toen wij ISLP ADMIN in gebruik namen, leverde het helaas niet de resultaten op die we voor ogen hadden. Zo was er geen historie aanwezig, dus wanneer wijzigingen waren ingevoerd, kon niet meer worden nagegaan wanneer en door wie dit was gedaan. Uiteindelijk kwam het erop neer dat de personeelsplanning nog steeds handmatig werd gedaan. Het was een onvoltooide symfonie – op het gebied van personeelsplanning schoot het systeem helaas tekort."
Over de politiezones
De lokale politie in België bestaat feitelijk uit 196 zones. Sommige politiezones omvatten slechts één gemeente, andere bestaan uit 2 of meer gemeenten. De structuur van een lokaal politiekorps is wettelijk niet vastgelegd. Wél is bij koninklijk besluit (dd 07/09/2001) vastgelegd dat elke lokale politiedienst, in de geest van een gemeenschapsgerichte politiezorg (community oriented policing), volgende 7 basisfunctionaliteiten moet aanbieden:
- wijkwerking,
- onthaal,
- interventie,
- slachtofferbejegening,
- lokale recherche,
- handhaving openbare orde,
- verkeer.
De dagelijkse leiding van de lokale politie is in handen van de korpschef (ook zonechef genoemd). Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van het lokaal politiebeleid. Op zijn beurt staat de korpschef onder het gezag van een burgemeester of een politiecollege van burgemeesters, naargelang het een zone is die bestaat uit één of meer gemeenten. De lokale politie wordt, als niveau binnen de geïntegreerde politie, vertegenwoordigd door de vaste commissie van de lokale politie (VCLP).