Stageplanning voor studenten (LVMS)
In 2002 zijn door ORTEC diverse gesprekken gevoerd met academische ziekenhuizen voor het ontwikkelen van een systeem ten behoeve van geautomatiseerde ondersteuning bij het toewijzen van praktijkperioden van studenten, leerlingen en stagiairs aan de diverse afdelingen. Daaruit is een samenwerkingsverband ontstaan tussen ORTEC en zeven academische ziekenhuizen. Dit samenwerkingsverband heeft geleid tot de ontwikkeling van ORTEC LVMS (Leerlingen Volg en Matching Systeem).
Bij verschillende academische ziekenhuizen bestond al geruime tijd de behoefte aan een systeem voor het elektronisch volgen en matchen van studenten, leerlingen en stagiairs. Binnen deze ziekenhuizen worden gegevens al wel digitaal geregistreerd, maar komen planningen nog steeds handmatig tot stand. Het volgen van de studenten, leerlingen of stagiairs en het up-to-date houden van de diverse overzichten en rapportages neemt daarom veel tijd in beslag.
De meeste ziekenhuizen gebruiken Excel om stagiairs te matchen. Door de ontwikkelingen binnen de gezondheidszorg op het gebied van opleidingen en de wijzigingen in het onderwijsstelsel is een veelheid aan opleidingen, stageaanvragen en kwalitatieve eisen ontstaan. Voor de instellingen wordt het steeds lastiger om het aanbod van leerlingen met diverse opleidingseisen te matchen met de opleidings- en leermogelijkheden die de deelnemende afdelingen bieden.
Uitdaging
Als onderdeel van hun studie doorlopen deelnemers (studenten, leerlingen en stagiairs) van verschillende opleidingen diverse praktijkperioden (stages, leerwerkperioden, praktijkwerkperioden en bpv-perioden) op de daarvoor geschikte afdelingen van academische ziekenhuizen. De deelnemers en hun vereiste praktijkperioden vormen de vraagkant van het probleem en de afdelingen en hun medewerkers (o.a. stagebegeleiders) de aanbodkant.
Het aanbod wordt doorgaans beschreven als het aantal plaatsen dat voor deelnemers beschikbaar is. Het planningsprobleem, matching, betreft de complexiteit van het toewijzen van deelnemers voor elke praktijkperiode aan afdelingen, zowel kwantitatief als kwalitatief. Bovendien blijkt dat er in de praktijk regelmatig onvoorziene omstandigheden voorkomen, waardoor de planning moet worden herzien.
In samenwerking met de academische ziekenhuizen heeft ORTEC een softwaresysteem ontwikkeld, dat niet alleen in de deelnemende academische ziekenhuizen toepasbaar is, maar ook bij algemene ziekenhuizen en andere zorginstellingen. Dit systeem zet de leerroute van de leerling optimaal uit binnen de gestelde kaders en wensen, die via de beschikbare managementinformatie kan worden gevolgd. Vraag en aanbod worden zo goed mogelijk op elkaar afgestemd en op deze wijze kan de schaarse begeleidingscapaciteit zo efficiënt mogelijk worden benut.
Het programma voorziet deelnemers, opleidingsinstituten en het management van relevante informatie. De begeleiding van de student zal optimaal zijn, doordat het programma een efficiënte leerroute kan plannen en daarmee een continue begeleidingslijn garandeert. De gebruiker kan per deelnemende afdeling een leerplaatsprofiel opvragen dat snel inzicht geeft in de opleidings- en begeleidingsmogelijkheden van die afdeling. Daardoor vindt een zorgvuldige administratie van de resultaten plaats. Deze worden gebruikt voor een goede overdracht en beoordeling van de leerprestaties.
Door het automatiseren van het administratie- en registratieproces zal dubbele planning en het niet verstrekken van informatie in de toekomst voorkomen worden.
Oplossing
LVMS van ORTEC ondersteunt het behalen van de volgende doelstellingen:
- het invoeren en zichtbaar maken van een opleidingstraject, waarbij rekening wordt gehouden met te behalen deelkwalificaties of competenties per leerling,
- het inzichtelijk maken van behaalde en nog te behalen deelkwalificaties of competenties per leerling,
- inzicht geven in de behaalde studieresultaten van de leerling,
- het inzichtelijk maken van de planning van de deelnemers van een opleiding voor de verschillende (verpleeg)afdelingen, c.q. organisatorische eenheden,
- het inzichtelijk maken van de kwantiteit en kwaliteit van de deelnemers van een of meerdere opleidingen binnen een afdeling,
- het volgen van de deelnemers tijdens een of meer praktijkperioden op een of meer afdelingen c.q. organisatorische eenheden gedurende de duur van de opleiding of stageperiode,
- het genereren van managementinformatie ten behoeve van de deelnemers, de opleidingsinstituten, de deelnemende afdelingen, onderzoek en/of de arbeidsmarkt.