Gezondheidszorg

Sub navigation:

Solutions:

Subsectoren:

Opleidingsplanning

Stageplanning voor studenten (LVMS)

In 2002 zijn door ORTEC diverse gesprekken gevoerd met academische ziekenhuizen voor het ontwikkelen van een systeem ten behoeve van geautomatiseerde ondersteuning bij het toewijzen van praktijkperioden van studenten, leerlingen en stagiairs aan de diverse afdelingen. Daaruit is een samenwerkingsverband ontstaan tussen ORTEC en zeven academische ziekenhuizen. Dit samenwerkingsverband heeft geleid tot de ontwikkeling van ORTEC LVMS (Leerlingen Volg en Matching Systeem).

Bij verschillende academische ziekenhuizen bestond al geruime tijd de behoefte aan een systeem voor het elektronisch volgen en matchen van studenten, leerlingen en stagiairs. Binnen deze ziekenhuizen worden gegevens al wel digitaal geregistreerd, maar komen planningen nog steeds handmatig tot stand. Het volgen van de studenten, leerlingen of stagiairs en het up-to-date houden van de diverse overzichten en rapportages neemt daarom veel tijd in beslag.

De meeste ziekenhuizen gebruiken Excel om stagiairs te matchen. Door de ontwikkelingen binnen de gezondheidszorg op het gebied van opleidingen en de wijzigingen in het onderwijsstelsel is een veelheid aan opleidingen, stageaanvragen en kwalitatieve eisen ontstaan. Voor de instellingen wordt het steeds lastiger om het aanbod van leerlingen met diverse opleidingseisen te matchen met de opleidings- en leermogelijkheden die de deelnemende afdelingen bieden.

Uitdaging
Als onderdeel van hun studie doorlopen deelnemers (studenten, leerlingen en stagiairs) van verschillende opleidingen diverse praktijkperioden (stages, leerwerkperioden, praktijkwerkperioden en bpv-perioden) op de daarvoor geschikte afdelingen van academische ziekenhuizen. De deelnemers en hun vereiste praktijkperioden vormen de vraagkant van het probleem en de afdelingen en hun medewerkers (o.a. stagebegeleiders) de aanbodkant.

Het aanbod wordt doorgaans beschreven als het aantal plaatsen dat voor deelnemers beschikbaar is. Het planningsprobleem, matching, betreft de complexiteit van het toewijzen van deelnemers voor elke praktijkperiode aan afdelingen, zowel kwantitatief als kwalitatief. Bovendien blijkt dat er in de praktijk regelmatig onvoorziene omstandigheden voorkomen, waardoor de planning moet worden herzien.

In samenwerking met de academische ziekenhuizen heeft ORTEC een softwaresysteem ontwikkeld, dat niet alleen in de deelnemende academische ziekenhuizen toepasbaar is, maar ook bij algemene ziekenhuizen en andere zorginstellingen. Dit systeem zet de leerroute van de leerling optimaal uit binnen de gestelde kaders en wensen, die via de beschikbare managementinformatie kan worden gevolgd. Vraag en aanbod worden zo goed mogelijk op elkaar afgestemd en op deze wijze kan de schaarse begeleidingscapaciteit zo efficiënt mogelijk worden benut.

Het programma voorziet deelnemers, opleidingsinstituten en het management van relevante informatie. De begeleiding van de student zal optimaal zijn, doordat het programma een efficiënte leerroute kan plannen en daarmee een continue begeleidingslijn garandeert. De gebruiker kan per deelnemende afdeling een leerplaatsprofiel opvragen dat snel inzicht geeft in de opleidings- en begeleidingsmogelijkheden van die afdeling. Daardoor vindt een zorgvuldige administratie van de resultaten plaats. Deze worden gebruikt voor een goede overdracht en beoordeling van de leerprestaties.

Door het automatiseren van het administratie- en registratieproces zal dubbele planning en het niet verstrekken van informatie in de toekomst voorkomen worden.

Oplossing
LVMS van ORTEC ondersteunt het behalen van de volgende doelstellingen:

het invoeren en zichtbaar maken van een opleidingstraject, waarbij rekening wordt gehouden met te behalen deelkwalificaties of competenties per leerling,
het inzichtelijk maken van behaalde en nog te behalen deelkwalificaties of competenties per leerling,
inzicht geven in de behaalde studieresultaten van de leerling,
het inzichtelijk maken van de planning van de deelnemers van een opleiding voor de verschillende (verpleeg)afdelingen, c.q. organisatorische eenheden,
het inzichtelijk maken van de kwantiteit en kwaliteit van de deelnemers van een of meerdere opleidingen binnen een afdeling,
het volgen van de deelnemers tijdens een of meer praktijkperioden op een of meer afdelingen c.q. organisatorische eenheden gedurende de duur van de opleiding of stageperiode,
het genereren van managementinformatie ten behoeve van de deelnemers, de opleidingsinstituten, de deelnemende afdelingen, onderzoek en/of de arbeidsmarkt.

Opleidingsplanning voor artsen (AVMS)

Op 1 januari 2007 is de wijze van financiering van Assistenten in Opleiding tot (Medisch) Specialist (AIOS) veranderd. Tot die tijd werden de opleidingsplaatsen voor AIOS gefinancierd vanuit een budget dat vanwege het ministerie wordt beheerd door de zorgverzekeraars. In deze structuur was er geen directe relatie tussen de financiering die een UMC ontving en het aantal AIOS dat daadwerkelijk in het betreffende UMC zijn opleiding genoot.

In de nieuwe financieringsstructuur loopt de geldstroom betreft de financiering van de AIOS via een centraal loket (Opleidingsfonds) van waaruit de opleidende ziekenhuizen op declaratiebasis jaarlijks de benodigde financiering verkrijgen. Vanwege de nieuwe wijze van financiering is het van groot belang dat ieder ziekenhuis inzicht heeft in welke AIOS er in huis zijn, wanneer ze gestart zijn, voor welk fte-percentage, wanneer ze hun opleiding zullen afronden, etc.

Onderwijs- en Opleidingsregio’s
Naast bovengenoemd financieringsvraagstuk speelt ook de visie van de Nederlandse Federatie van UMC’s (NFU) met betrekking tot een verdere vorm van regionalisering in de organisatie van onderwijs en opleidingen binnen de gezondheidszorg een rol. Hiertoe zijn zogenaamde Onderwijs- en Opleidingsregio’s (OOR’s) gevormd. Binnen elke OOR heeft het Academisch Ziekenhuis in die regio de centrale rol voor de duur van de opleiding. Gedurende die periode volgen AIOS binnen verschillende opleidingsziekenhuizen in de regio onderdelen van het totale opleidingsschema.

Ontwikkelingen
Op de langere termijn zijn er de volgende ontwikkelingen met betrekking tot de AIOS:

het wordt van steeds groter belang dat de opleiders in de verschillende opleidingsziekenhuizen inzicht hebben in de voortgang van de opleiding van elke AIOS, zodat waar nodig bijgestuurd kan worden,
in de visie van de NFU zullen ICT-ontwikkelingen als virtuele leeromgevingen, skills labs, etc. een belangrijke rol gaan spelen.

Uitdaging
Opleidingsziekenhuizen in Nederland zullen alleen dan financiering voor hun AIOS ontvangen als zij kunnen aantonen dat de betreffende AIOS ook daadwerkelijk op de diverse afdelingen in hun ziekenhuizen hebben gewerkt. De meeste ziekenhuizen ontbreekt het op dit moment nog aan een tool om de gewerkte uren van de ZIOS te kunnen registreren. Dit afgezien van het feit de AIOS zo efficiënt mogelijk worden ingepland gedurende hun opleidingsperiode.

Het meest gebruikte instrument voor het plannen en volgen van de AIOS binnen de instellingen is Excel. Dit instrument blijkt in de praktijk onvoldoende te voldoen. In reactie hierop heeft ORTEC samen met de academische ziekenhuizen een planningssysteem ontwikkeld, specifiek voor het plannen en volgen van AIOS, te weten AVMS (Arts in opleiding Volg en Matching Systeem).

Oplossing
De invoering van AVMS van ORTEC ondersteunt onder andere de volgende doelstellingen:

het invoeren en zichtbaar maken van een opleidingstraject waarbij rekening wordt gehouden met te behalen en behaalde deelkwalificaties of competenties per leerling,
inzicht geven in de behaalde studieresultaten van de leerling,
het inzichtelijk maken van de planning van de deelnemers van een opleiding over de verschillende (verpleeg)afdelingen c.q. organisatorische eenheden,
het inzichtelijk maken van de kwantiteit en kwaliteit van de deelnemers van een of meerdere opleidingen binnen een afdeling,
het volgen van de deelnemers tijdens een of meerdere praktijkperioden op een of meer afdelingen c.q. organisatorische eenheden gedurende de duur van de opleiding of stageperiode,
het genereren van managementinformatie ten behoeve van de deelnemers.

Uw uitdaging ?

Vertel ons uw uitdaging en u ontvangt van ons een advies.

Case Succes Story Orbis

Case Succes Story Orbis Orbis Healthcare group zag zich genoodzaakt haar roosterplanning te verbeteren. Maar liefst 85 afdelingshoofden, verplegers en secretariële medewerkers moesten elke maand weer naast hun eigen werkzaamheden tijd vrijmaken om dienstroosters te maken, die in Microsoft Excel-spreadsheets en met de hand geschreven notities werden vastgelegd.download de case