Nieuws
GGZ Friesland: 'Betere zorg door slimmer roosteren'
17 november 2010
Dat ‘slimmer roosteren’ (door ORTEC benoemd als Het Nieuwe Plannen) voordelig kan zijn, ondervindt GGZ Friesland aan den lijve. Met het project ‘Slimmer Roosteren’, heeft de organisatie al veel geld bespaard.
Over dit succesvolle project heeft GGZ zelf een boekje gepubliceerd:
‘Betere Zorg door slimmer roosteren’ (gratis download)
De verwachting is dat dit alleen maar meer zal worden: “Ik denk dat wij grofweg 2,5 miljoen per jaar kunnen besparen aan personeelsinzet. Tegelijkertijd kunnen we door slimmer te roosteren de kwaliteit van onze dienstverlening verhogen”, aldus directeur HR a.i. Rob van Voorst van GGZ Friesland.
Met de roostermethoden, zoals GGZ Friesland ze voorheen hanteerde, werd er niet vraaggestuurd geroosterd, maar op basis van historie.“Wij merkten op dat de uren slimmer kunnen worden ingezet, als je iets minder traditioneel roostert”, vertelt Rob van Voorst. “We hadden eerder veel overlap tussen bijvoorbeeld dag- en avonddiensten. Bovendien planden mensen pauzes niet in, maar werd er wel gepauzeerd. Door dat soort dingen in het rooster te zetten, komen er veel uren vrij die op een ander moment beter ingezet kunnen worden. Zo krijg je een betere afstemming tussen vraag en aanbod. Bovenal, zorgt het ervoor dat de daarvoor gekwalificeerde mensen op het juiste moment ingezet worden.”
Centraal Roosterbureau
Aanleiding voor GGZ Friesland om ‘slimmer te roosteren’, was dat de organisatie het idee had dat ORTEC Harmony niet ten volle benut werd. “We lieten winst liggen”, meent Rob van Voorst. “Waar eerst 170 mensen bezig waren met de dienstroosters, is er nu een Servicebureau Roosterplanning bestaande uit een aantal servicegerichte planners die geschoold zijn in alle gebruikersmogelijkheden van het pakket. Op deze manier kunnen we ORTEC Harmony optimaal gebruiken.”
Ofwel, zoals door GGZ Friesland beschreven in ‘Betere zorg door slimmer roosteren’: “Dit planningsprogramma stelt ons in staat om te werken volgens de regelgeving in de Arbeidstijdenwet en CAO. Harmony biedt alle ondersteuning die nodig is voor een efficiënte en effectieve planning van onze dienstroosters en het optimaal afstemmen van de inzet van personeel op de vraag van patiënten. Overzichtelijke planborden geven direct inzicht in over- en onderbezetting en zorgen ervoor dat er snel ingespeeld kan worden op plotselinge gebeurtenissen, bijvoorbeeld als gevolg van ziekte of onvoorziene werkzaamheden.”
Toekomstplannen
GGZ Friesland timmert momenteel druk aan de weg met de modules ORTEC Harmony WebAcces, waarmee medewerkers via internet o.a. verlof en dienstruilingen kunnen aanvragen. Flexmedewerkers kunnen via deze module aangeven wanneer ze wel en niet beschikbaar zijn voor werken. Wanneer op een afdeling diensten uitvallen door bijvoorbeeld ziekte kunnen flexpoolplanners deze zelf met de Harmony Flexpool oplossen via geavanceerde roostervoorstellen, zodat de beste kanidaat voor de opengevallen dienst wordt gevonden. Of men kiest ervoor via ORTEC Harmony Shiftbidding de diensten via internet open te stellen voor bieden. Flexmedewerkers kunnen thuis dan via internet openstaande diensten meteen boeken – om te werken - en het tekort op de roostergroep is daarmee opgelost. De volgende stap voor GGZ Friesland wordt het implementeren van de planautomaat bij het Servicebureau Roosterplanning. “Dit maakt het werk van de servicegerichte planners gemakkelijker en zij kunnen meer roosters plannen in dezelfde tijd! Effectief zijn er veel minder roosteraars nodig voor de planning”, aldus Rob van Voorst.
Over GGZ Friesland
GGZ Friesland is de organisatie voor geestelijke gezondheidszorg in de provincie Friesland. Jaarlijks maken meer dan 20.000 mensen gebruik van de geleverde zorg. Van thuiszorg tot tijdelijk opname in een kliniek, van groepstherapie tot een deeltijdbehandeling - de hulp die GGZ Friesland kan bieden is breed en gevarieerd. GGZ Friesland is met 2100 medewerkers en ruim 200 vrijwilligers één van de grootste werkgevers in de provincie Friesland. De GGZ is tevens een erkend opleidingsinstituut voor psychiaters, psychologen en verpleegkundig specialisten. Toegepast wetenschappelijk onderzoek speelt een belangrijke rol om behandelingen te evalueren en te verbeteren.
ORTEC in de gezondheidszorg
ORTEC is de grootste gespecialiseerde aanbieder van geavanceerde softwareoplossingen en consultancydiensten voor planning in de zorg. De ORTEC producten en adviezen geven zorginstellingen meer grip op hun planning en leiden tot een optimale afstemming van vraag en aanbod. Meer dan de helft van de 100 grootste zorginstellingen in Nederland en België maakt gebruik van de producten en diensten van ORTEC om de efficiëntie én kwaliteit van hun personeelsinzet en zorglogistiek te verhogen.
ORTEC biedt zowel stand-alone, als ook maatwerk en SAP®-gecertificeerde oplossingen, ondersteund door strategische partners (op gebied van HR, ERP, ZIS, ECD, EPD). De personeelsplanningoplossing ORTEC Harmony, belangrijk onderdeel van onze integrale planningsaanpak, wordt inmiddels gebruikt voor het opstellen van de dienstroosters van ruim 250.000 medewerkers bij meer dan 150 zorginstellingen. ORTEC heeft in totaal meer dan 1350 klanten wereldwijd, 550 werknemers en verschillende kantoren in Europa, Azië en Noord-Amerika.
Meer informatie over personeelsplanning
Meer informatie over aanbod ORTEC in de zorg